Nya regler från 1 januari 2027
Den 1 januari 2027 förändras förutsättningarna för Sveriges fristående skolor och förskolor. Då införs offentlighetsprincipen hos enskilda huvudmän som är juridiska personer. För dig som är rektor eller sitter i huvudmannens styrelse innebär reformen betydligt mer än att ibland lämna ut ett dokument. Ni ska kunna avgöra vilka handlingar som är allmänna, göra korrekta sekretessprövningar, skydda känsliga uppgifter och fatta beslut som kan överklagas till domstol.
Det innebär ett nytt och omfattande ansvar för informationshanteringen. I särklass är den här reformen en av de största reformerna som införts för fristående huvudmän under de senaste åren och det kommer att få stora konsekvenser för huvudmännen.
Det är med andra ord hög tid att förbereda organisationen.
Huvudmannen får ett myndighetsliknande ansvar
Från den 1 januari 2027 ska tryckfrihetsförordningens (TF) regler om allmänna handlingar och offentlighets- och sekretesslagen (OSL) tillämpas i verksamheten hos enskilda juridiska personer som är godkända som huvudmän inom skolväsendet.
Det gäller exempelvis aktiebolag, stiftelser och föreningar som driver fristående förskola, grundskola, anpassad grundskola, gymnasieskola, anpassad gymnasieskola eller fritidshem.
Det är felaktigt att tro att huvudmannen kommer att ses som en myndighet i alla avseenden. Reglerna innebär exempelvis inte att styrelsens möten eller undervisningen blir offentliga eller att lagen om offentlig upphandling automatiskt börjar gälla. Däremot jämställs huvudmannen med en myndighet vid tillämpningen av reglerna om allmänna handlingar, offentlighet och sekretess i den verksamhet som omfattas av godkännandet.
Lättnadsregler för mindre huvudmän införs, men…
Lagstiftningen innehåller vissa lättnader för mindre huvudmän.
En huvudman räknas som mindre om den har:
- högst 450 barn och elever, om verksamheten omfattar skola, fritidshem eller en kombination av skola och förskola, eller
- högst 100 barn, om huvudmannen endast driver förskola.
Om huvudmannen ingår i en koncern räknas barnen och eleverna hos koncernens huvudmän samman.
Under 2027 och 2028 får alla berörda enskilda huvudmän använda lättnadsreglerna. Från och med 2029 gäller de permanent endast för huvudmän som ligger under gränserna.
För huvudmän som befinner sig nära 100 respektive 450 barn och elever blir elevantalet därför en viktig strategisk fråga. Den verksamhet som växer över gränsen behöver kunna uppfylla de mer långtgående kraven på bland annat registrering, skyndsam handläggning och arkivering.
…lättnadsreglerna tar inte bort kärnansvaret
En mindre huvudman behöver inte ha ett traditionellt diarium. Handlingarna måste däremot hållas så ordnade att det utan svårighet går att fastställa vilka handlingar som har kommit in eller upprättats.
Mindre huvudmän får också något längre tid på sig att hantera en begäran. Begäran ska behandlas inom den tid som är rimlig med hänsyn till vad som efterfrågas och hur verksamheten är organiserad. Enligt förarbetena bör ett normalärende vanligtvis hanteras inom ungefär en vecka. Enkla ärenden kan behöva hanteras snabbare.
Lättnadsreglerna innebär också att mindre huvudmän i vissa fall får lämna ut handlingar på annat sätt än genom läsning på plats, att huvudmannen inte behöver skapa nya digitala sammanställningar av uppgifter och undantas från arkivlagens mer långtgående krav. Detta är några exempel på lättnadsreglerna.
Men kärnuppgiften finns kvar. Huvudmannen måste kunna hitta handlingen, därefter avgöra om den är allmän och pröva om någon uppgift omfattas av sekretess och lämna ut de delar som är offentliga. Om huvudmannen beslutar att en handling inte är allmän, eller att det finns bestämmelser som hindrar utlämning av en viss uppgift behöver beslutet dokumenteras skriftligt. Det är ofta just den bedömningen som är svårast och där det kan komma att behövas juridiskt stöd.
Ett avslagsbeslut kan överklagas till kammarrätten. Huvudmannens tillämpning kan också granskas av bland annat JO, JK, Skolinspektionen och i vissa fall kommunen. Även i dessa situationer kan juridiskt stöd bli nödvändigt.
Vilka handlingar kan bli offentliga?
Offentlighetsprincipen omfattar inte bara handlingar som rör själva undervisningen. Den gäller all verksamhet som den juridiska personen bedriver i egenskap av huvudman.
Det kan exempelvis handla om handlingar som rör mottagande och urval av barn och elever, kvalitetsarbete och klagomål, beslut om särskilt stöd och disciplinära åtgärder, rekrytering, anställning och lön, bemanning, lärartäthet och personalomsättning, betyg och andra resultat, ekonomi, budget och resursfördelning, hyresavtal, leverantörsavtal, ledningens beslut om verksamheten. Även e-post och annan digital kommunikation kan vara offentliga handlingar.
Om den juridiska personen även bedriver annan verksamhet omfattas inte automatiskt den delen. Det måste däremot gå att skilja skolverksamheten från den övriga verksamheten. Skolverksamhetens andel av gemensamma kostnader och centrala funktioner kan omfattas av offentligheten. Tydlig särredovisning och ordnad dokumenthantering blir därför allt viktigare.
Huvudmän behöver kunna tillämpa regelverket fullt ut
Det är viktigt att skilja mellan handling och uppgift. En vanlig missuppfattning är att alla uppgifter hos huvudmannen blir offentliga. Så är det inte.
En handling kan vara allmän men innehålla uppgifter som omfattas av sekretess. I sådana fall ska de sekretessbelagda uppgifterna maskeras – vilket ska göras på ett permanent sätt, medan resten av handlingen lämnas ut. Detta är särskilt viktigt i verksamheter där det finns känsliga uppgifter om barn och elever. Handlingar om elevhälsa, särskilt stöd, kränkande behandling, frånvaro, sociala förhållanden och skyddade personuppgifter kan vara allmänna samtidigt som stora delar av innehållet omfattas av sekretess.
Här finns en svår balansgång. En alltför restriktiv bedömning kan begränsa den insyn som lagen ska garantera och leda till överklagande. En alltför generös bedömning kan orsaka en allvarlig integritetsskada för ett barn, en vårdnadshavare eller en anställd. Det är också viktigt att tidigt i processen ha som rutin att kontrollera om någon har skyddade personuppgifter.
Det räcker inte att personalen känner till den nuvarande tystnadsplikten i skollagen. Huvudmannen behöver kunna tillämpa offentlighets- och sekretesslagens mer detaljerade regler.
En fristående huvudman verkar ofta på en konkurrensutsatt marknad. Vissa uppgifter om huvudmannens affärs- och driftförhållanden kan därför omfattas av sekretess. Det gäller dock inte automatiskt. Huvudmannen måste kunna göra en konkret skadebedömning. Att en handling har märkts som konfidentiell eller att ett avtal innehåller en sekretessklausul avgör inte om uppgifterna får lämnas ut. Huvudmannen måste vara beredd på större insyn i både personalfrågor och verksamhetens resultat.
Rektor kan inte bära ansvaret ensam
Rektorsrollen är central i verksamheten, förutom det pedagogiska ledarskapet, har rektor ansvar för personal, ekonomi, elevärenden, myndighetsutövning, kvalitetsarbete och kontakter med myndigheter. Om även varje begäran om allmän handling läggs på rektor finns en uppenbar risk att andra viktiga arbetsuppgifter trängs undan.
Styrelsen måste därför ta ett aktivt ansvar för genomförandet. I synnerhet när det gäller små huvudmän, där organisationen redan är slimmad, bedömer jag det som helt nödvändigt att styrelsen är med och avlastar rektorn med de arbetsuppgifter som följer av det nya regelverket. Detta inte minst med tanke på att regelverket kommer att börja gälla vid årsskiftet.
Glöm inte meddelarskyddet
Reformen innebär även ett förstärkt meddelarskydd för anställda och vissa uppdragstagare.
Det omfattar bland annat rätten att lämna uppgifter för publicering i grundlagsskyddade medier samt ett skydd mot att arbetsgivaren efterforskar källan eller ingriper med repressalier. Att som rektor eller huvudman börja efterforska vem har kontaktat en journalist kan i sig innebära en allvarlig överträdelse som kan leda till straffansvar. Samtidigt måste verksamheten kunna få möjlighet att fråga efter namn och adressuppgifter om t.ex. handlingar ska skickas med post Chefer och styrelser behöver känna till var gränserna går. Till hjälp finns dock omfattande praxis från bl.a. domstol och Justitieombudsmannen.
Handlingarna måste vara ordnade
Informationen finns sällan samlad på ett ställe. Den kan finnas i e-post, elevadministrativa system, lärplattformar, digitala elevakter, ekonomisystem, molntjänster, för att nämna några.
Det är viktigt att huvudmannen vet var handlingarna finns och kunna söka fram, exportera och maska dem på ett säkert sätt. Maskningen måste vara tekniskt säker så att den dolda informationen inte kan återskapas. Kanske behöver huvudmannen teckna avtal med nya leverantörer av IT-lösningar eller ändra befintliga.
Det bör också framgå av leverantörsavtalen att huvudmannen snabbt kan få tillgång till informationen. Att ett system eller en handling finns hos en extern leverantör befriar inte huvudmannen från ansvaret.
Några rekommendationer till styrelsen och rektor
– Fastställ om huvudmannen och koncernen omfattas av gränsen på 100 eller 450 barn och elever. Även om alla huvudmän kommer att omfattas av lättnadsreglerna de första två åren är det viktigt att säkerställa inom vilken kategori verksamheten faller. Strategiska beslut om verksamhetens storlek och organisation kan behöva fattas.
– Utse ansvariga personer för införandet av de nya rutinerna i organisationen, och besluta om en tydlig delegations- och beslutsordning.
– En god idé är att göra en kartläggning av verksamhetens handlingar och samtliga system där information förvaras.
– Ta fram rutiner för att ta emot, bedöma och besvara en begäran om allmän handling.
– Upprätta en dokumenthanterings- och gallringsplan med en tydlig brytpunkt den 1 januari 2027.
– Ta fram praktiskt användbara sekretessbedömningar för elevärenden, personal, ekonomi, avtal, skyddade identiteter och säkerhetsinformation.
– Utbilda styrelse, skolledning, administration, elevhälsa och övrig personal i det nya regelverket och se till att rutiner är kända i organisationen.
– Testa rutinerna genom att låta någon internt begära ut exempelvis ett avslutat antagningsärende, ett personalärende, ett åtgärdsprogram och ett leverantörsavtal.
Det finns statsbidrag för förberedelserna – sök före den 1 oktober 2026
Mindre enskilda huvudmän kan söka statsbidrag hos Skolverket för att förbereda verksamheten. För 2026 finns totalt 88 miljoner kronor att fördela. Ansökan är öppen mellan den 15 augusti och den 1 oktober 2026. Bidraget kan bland annat användas till utbildning, juridiskt stöd, nya rutiner och anpassning av administrativa system.
Det är viktigt att ansöka i tid. Klicka här för att komma till Skolverkets hemsida för att ta reda på mer om statsbidraget, och kontrollera om din organisation kan ansöka.
Den 1 januari 2027 ska organisationen kunna uppfylla lagkraven – låt oss på Juristfirman Vide hjälpa er!
Offentlighetsprincipen är hanterbar för en huvudman som har tydliga beslutsvägar, ordning på sina handlingar och tillgång till rätt juridisk kompetens. För den som väntar tills den första omfattande begäran kommer kan situationen däremot snabbt bli svår.
Den största risken är inte att allt blir offentligt. Den största risken är att huvudmannen saknar förmåga att snabbt och korrekt skilja offentliga uppgifter från sådana uppgifter som måste skyddas.
Juristfirman Vide hjälper fristående skolor och förskolor att förbereda sig inför de nya reglerna. Sedan 2010 har vi arbetat med att stötta små och medelstora huvudmän som driver verksamhet i aktiebolag, ideell förening, stiftelse eller ekonomisk förening.
Våra jurister kan bland annat bistå med juridisk analys, ansvarsfördelning, rutiner, dokumenthanteringsplaner, sekretessbedömningar, utbildning och praktiska tester av organisationens beredskap.
Kontakta oss om ni vill ha stöd med att göra er verksamhet redo före den 1 januari 2027.