Kunskapsbanken · Dokumentation i skolan

Dokumentera det som behövs – inte mer

Hur dokumenterar skolan på ett sätt som är användbart, rättssäkert och respektfullt mot eleven – utan att skapa onödig administration?

Skolan behöver dokumentation för att kunna följa vad som har hänt, vilka bedömningar som har gjorts, vilka beslut som har fattats och vilka åtgärder som genomförts.

Men mer dokumentation är inte automatiskt bättre dokumentation.

Målet bör vara att rätt information dokumenteras, av rätt person, på rätt plats och vid rätt tidpunkt – och att skolan inte samlar in eller sparar uppgifter som inte behövs.

1. Börja med varför uppgiften behöver dokumenteras

Innan du skriver – fråga vad informationen ska användas till.

Dokumentation kan exempelvis behövas för att:

  • uppfylla ett krav i lag eller annan författning
  • ge underlag för en bedömning eller ett beslut
  • göra det möjligt att följa ett elevärende över tid
  • säkerställa att beslutade insatser genomförs
  • följa upp och utvärdera en insats
  • överföra nödvändig information när ansvaret för en elev byts.

En bra första fråga

Vad ska den här uppgiften användas till?

Om det inte finns något tydligt syfte med att dokumentera en uppgift bör skolan fundera över om den behöver dokumenteras alls.

2. Dokumentera fakta – och var tydlig med vad som är en bedömning

Skilj på det du vet har hänt och din egen tolkning av situationen.

Skriv exempelvis hellre:

Bättre
Eleven lämnade klassrummet cirka tio minuter efter lektionens början vid fyra av fem matematiklektioner under vecka 38.
Mindre bra
Eleven är omotiverad och vill inte vara på lektionerna.

Den första formuleringen beskriver något som har observerats. Den andra innehåller en bedömning av elevens motivation utan att det framgår vilket underlag bedömningen bygger på.

Bedömningar behöver också dokumenteras i många sammanhang. Men då bör det vara tydligt att det är en bedömning och vilket underlag den bygger på.

Undvik värderande formuleringar och spekulationer.

Så kan bra dokumentation i skolan se ut

Små skillnader i hur en anteckning formuleras kan få stor betydelse. Här är några exempel på hur dokumentationen kan bli mer konkret, saklig och användbar.

Frånvaro från undervisningen

Mindre bra
Eleven skolkar ofta och verkar inte bry sig om skolan.
Bättre
Under de senaste två veckorna har eleven varit frånvarande från sex av tio matematiklektioner. Vid tre av tillfällena har eleven varit på skolan men inte kommit till lektionen.

Den andra formuleringen beskriver vad skolan faktiskt känner till. Den första innehåller både en värdering och ett antagande om elevens inställning.

Svårigheter under lektionen

Mindre bra
Eleven är stökig och stör hela tiden.
Bättre
Under dagens lektion reste sig eleven vid flera tillfällen och gick runt i klassrummet. Vid två tillfällen avbröt eleven andra elever när de arbetade. Efter att läraren gått igenom uppgiften individuellt satt eleven kvar och arbetade i cirka 15 minuter.

Ordet ”stökig” säger ganska lite om vad som faktiskt har hänt. Den andra anteckningen ger information som kan användas för att förstå situationen och planera arbetet framåt.

Elevens mående

Mindre bra
Eleven mår psykiskt dåligt och verkar deprimerad.
Bättre
Eleven berättade vid samtalet den 3 oktober att hen känner sig ledsen och har svårt att sova. Eleven uppgav också att det är svårt att koncentrera sig under lektionerna.

Dokumentera vad eleven faktiskt har berättat. Undvik att själv sätta medicinska eller psykologiska etiketter när det inte finns underlag för det.

Behov av särskilt stöd

Mindre bra
Eleven behöver mycket hjälp och stöd av specialpedagog.
Bättre
Kartläggningen visar att eleven har svårt att självständigt komma igång med skriftliga uppgifter efter gemensamma instruktioner. Eleven behöver att arbetsuppgiften delas upp i mindre moment och att en vuxen säkerställer att eleven har förstått det första momentet innan arbetet påbörjas.

Den första formuleringen beskriver egentligen varken elevens behov eller vad skolan behöver göra. Den andra ger ett betydligt bättre underlag för att utforma stödinsatser.

En enkel modell

När situationen är mer komplex kan det hjälpa att hålla isär olika typer av information:

Vad har vi observerat? → Vad uppger eleven eller andra? → Vad bedömer skolan? → Vad behöver vi göra nu?

Det gör dokumentationen lättare att förstå och minskar risken för att antaganden eller andrahandsuppgifter behandlas som konstaterade fakta.

3. Dokumentera det som är relevant – inte allt du vet

Att en uppgift är sann innebär inte automatiskt att den behöver finnas i dokumentationen.

Fundera på vilken betydelse uppgiften har för det ärende eller den situation som dokumentationen gäller.

Fråga dig:

Behöver nästa person känna till detta för att förstå situationen, bedömningen, beslutet eller vad skolan ska göra?

Var särskilt försiktig med känsliga uppgifter om exempelvis elevens hälsa, familj och privata förhållanden. Dokumentera inte sådana uppgifter slentrianmässigt eller på flera olika ställen.

Det handlar alltså inte om att dokumentera så lite som möjligt. Det handlar om att dokumentera den information som faktiskt behövs för det aktuella syftet.

4. Gör dokumentationen möjlig att följa

En person som senare tar del av dokumentationen bör kunna förstå vad som har hänt och hur skolan har hanterat situationen.

Det bör gå att följa:

  • vad som uppmärksammades
  • vad skolan gjorde
  • vilket underlag som fanns
  • vilken bedömning som gjordes
  • vilket beslut som fattades
  • vad som ska hända nu
  • vem som ansvarar
  • när arbetet ska följas upp.

Det är särskilt viktigt i ärenden som pågår under längre tid, där flera personer är involverade eller där ansvaret för eleven byter person.

Tänk på nästa person

Bra dokumentation ska göra det möjligt för en annan person att förstå vad som har hänt, vad skolan har bedömt och vad nästa steg är – utan att behöva rekonstruera hela ärendet.

5. Undvik dubbeldokumentation

Samma information behöver inte skrivas på flera ställen bara för säkerhets skull.

Fundera på om personalen:

  • skriver samma information i flera system
  • kopierar uppgifter från mötesanteckningar till andra dokument
  • dokumenterar sådant som ingen senare använder
  • registrerar uppgifter bara därför att det finns ett fält för dem
  • skapar flera versioner av samma information.

Onödig dokumentation tar tid. Den kan dessutom göra det svårare att hitta den information som faktiskt är viktig och öka risken för att olika versioner av samma uppgift börjar cirkulera.

Målet bör därför inte vara att dokumentera så mycket som möjligt, utan att skapa ett arbetssätt där den information som behövs dokumenteras på rätt plats.

6. Bestäm gemensamt hur ni ska dokumentera

Vi rekommenderar att skolan eller huvudmannen tar fram en gemensam dokumentationspolicy.

Den bör göra det tydligt för all personal vad som ska dokumenteras och hur dokumentationen ska hanteras.

Policyn behöver åtminstone svara på fem frågor:

Vad ska dokumenteras?

Var ska det dokumenteras?

Vem ansvarar?

När ska det göras?

Hur ska dokumentationen formuleras?

Policyn bör också hjälpa personalen att förstå vad som normalt inte ska dokumenteras.

Det minskar risken för både bristande dokumentation och onödig överdokumentation och gör det lättare att följa arbetet över tid.

En enkel regel att ta med sig

Dokumentera så mycket som behövs för att förstå vad som har hänt, vad skolan har bedömt och beslutat och vad som ska göras – men inte mer än vad som behövs för det syftet.

Informationen i Kunskapsbanken är generell och ersätter inte juridisk rådgivning i ett enskilt ärende.

← Till Kunskapsbanken
Behöver ni juridisk hjälp?

Behöver ni hjälp att få ordning på dokumentationen?

Behöver ni kvalitetssäkra dokumentation, rutiner eller arbetssätt? Vi hjälper skolor och huvudmän att identifiera vad som behöver dokumenteras, hur ansvar kan fördelas och hur dokumentationen kan bli mer användbar utan att skapa onödig administration.

Kontakta oss