Vad får det kosta att få ut handlingar?

När offentlighetsprincipen införs hos enskilda huvudmän inom skolväsendet väcks en praktisk fråga: vad får det kosta att få ut handlingar?

Regeringens förordningsmotiv, Fm 2026:2, Förordningsmotiv – Förordning om avgifter för utlämnande av allmänna handlingar hos enskilda huvudmän inom skolväsendet, handlar just om detta. Reglerna ska ses mot bakgrund av att offentlighetsprincipen börjar gälla hos fristående skolor, förskolor och fritidshem från den 1 januari 2027. Reformen bygger på ändringar i bland annat offentlighets- och sekretesslagen, skollagen och arkivlagen.

Offentlighetsprincipen flyttar in i friskolesektorn

Grunden för offentlighetsprincipen finns i 2 kap. 1 § tryckfrihetsförordningen, där det anges att var och en har rätt att ta del av allmänna handlingar. Traditionellt har denna rätt främst gällt handlingar hos myndigheter, men genom den nya regleringen ska rätten i tillämpliga delar också gälla handlingar hos enskilda juridiska personer som är godkända som huvudmän inom skolväsendet.

Den nya bestämmelsen i 2 kap. 3 a § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) innebär att enskilda huvudmän inom skolväsendet i många delar jämställs med myndigheter när det gäller allmänna handlingar. Det gäller handlingar som hör till den verksamhet som omfattas av huvudmannens godkännande enligt 2 kap. 5 § skollagen (2010:800).

I praktiken innebär detta att vårdnadshavare, elever, journalister och andra får bättre möjligheter att begära ut handlingar från fristående skolor, förskolor och fritidshem.

Avgifter får tas ut – men bara inom tydliga ramar

Förordningen innebär att enskilda huvudmän ska tillämpa vissa delar av avgiftsförordningen (1992:191) när de tar betalt för kopior och avskrifter av allmänna handlingar. Enligt 16 § avgiftsförordningen tas avgift ut när en beställning omfattar tio sidor eller mer. Avgiften är 50 kronor för tio sidor och därefter två kronor per ytterligare sida.

Det viktiga är vad avgiften avser. Den gäller kopian, utskriften eller avskriften – inte själva arbetet med att leta fram handlingen, bedöma om den kan lämnas ut eller hantera ärendet internt. Avgiften får alltså inte bli ett sätt att ta betalt för insynen som sådan. Om kostnader för sökning, sekretessprövning eller administration skulle bakas in i avgiften riskerar offentlighetsprincipen att urholkas i praktiken.

Digitala handlingar ska inte automatiskt kosta

En av de mest praktiska frågorna gäller digitalt utlämnande. Om en pappershandling behöver skannas för att kunna lämnas ut elektroniskt kan avgift tas ut enligt samma principer som för papperskopior. Detsamma gäller om ett digitalt dokument först måste skrivas ut, maskeras och sedan skannas på nytt inför utlämnandet.

Däremot är utgångspunkten en annan när handlingen redan finns digitalt och kan skickas elektroniskt utan sådana moment. Då finns det inte samma stöd för att ta ut avgift enligt reglerna om papperskopior. Det är en viktig markering: ett mejl med en redan digital handling ska inte behandlas som en avgiftsbelagd kopiebeställning bara för att handlingen begärs ut elektroniskt.

Om handlingar däremot lämnas ut på ett fysiskt lagringsmedium, till exempel ett USB-minne, får huvudmannen ta betalt för själva mediet. Avgiften ska då motsvara självkostnaden, inte skapa en intäkt.

Mindre huvudmän får lättnadsregler

Reformen innehåller också särskilda lättnadsregler för mindre enskilda huvudmän. Dessa regler finns i 29 kap. 15–16 e §§ skollagen och syftar till att anpassa kraven på hantering av allmänna handlingar för mindre aktörer.

Det innebär att införandet sker stegvis och med vissa anpassningar. Offentlighetsprincipen införs, men vissa krav på hantering, registrering och bevarande utformas för att mindre huvudmän inte ska få en oproportionerligt tung administrativ börda.

Förskottsbetalning och möjlighet att klaga

Enskilda huvudmän får också möjlighet att kräva betalning i förskott när en avgift tas ut för utlämnande av handlingar. Det kan vara rimligt vid större beställningar, men bör användas försiktigt. Förskottsbetalning får inte bli ett sätt att fördröja eller försvåra utlämnande.

Den som anser att en avgift är felaktig ska kunna begära ett särskilt skriftligt beslut. Enligt förordningsmotiven ska en sådan begäran göras inom 30 dagar från betalningen. Ett sådant beslut kan därefter överklagas till Skatteverket, vars beslut inte får överklagas vidare.

Denna typ av rättssäkerhetsventil är viktig när privata aktörer får ansvar för regler som annars främst förknippas med myndigheter.

Varför spelar detta roll?

Skolverksamhet finansieras till stor del med offentliga medel och rör frågor av stort allmänintresse. Därför är det rimligt att möjligheten till insyn inte avgörs av om huvudmannen är kommunal eller fristående.

Avgiftsreglerna kan verka tekniska, men de får stor praktisk betydelse. Det är här offentlighetsprincipen möter vardagen: hur snabbt handlingar lämnas ut, vad det kostar, hur digitala handlingar hanteras och vilka möjligheter den enskilde har att invända.

För fristående huvudmän är slutsatsen tydlig. Det behövs rutiner för att hantera begäranden om allmänna handlingar, sekretessprövning, maskning, avgiftsberäkning, förskottsbetalning och överklagandehänvisning.

För allmänheten är budskapet lika tydligt: offentlighetsprincipen blir verklig först när den används.

Den nya förordningen är därför mer än en administrativ detalj. Den är en viktig del av ett större skifte där fristående skolor blir mer öppna för granskning, och där insynen i skolan inte längre ska bero på driftsform.

Handlingsklart hjälper er att göra rätt

För fristående huvudmän är slutsatsen tydlig. Det behövs rutiner för att hantera begäranden om allmänna handlingar, sekretessprövning, maskning, avgifter och överklagandehänvisning.

Här kan Juristfirman Vides nya tjänst HANDLINGSKLART göra stor skillnad. Tjänsten hjälper skolhuvudmän att omsätta de nya reglerna i fungerande rutiner, tydliga mallar och trygg handläggning. I stället för att varje verksamhet ska tolka kraven på egen hand får ni praktiskt stöd i hur begäranden ska tas emot, prövas, dokumenteras och hur avgiften ska beräknas. Resultatet blir mindre osäkerhet, snabbare hantering och en mer rättssäker process – både för huvudmannen och för den som begär ut handlingar.

Läs mer om vår nya tjänst HANDLINGSKLART här, eller kontakta oss direkt för mer information: info@juristfirmanvide.se.

Jennie Elfström